ก่อนที่คุณจะเริ่มทำงานกับ Microsoft Word หรือโปรแกรมเอกสารใด ๆ การเตรียมความพร้อมเบื้องต้นจะช่วยให้การทำงานเป็นไปอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพ นี่คือ 6 สิ่งที่ควรตรวจสอบและทำความเข้าใจก่อนเริ่มต้น
1.ตั้งชื่อและบันทึกเอกสาร
สิ่งแรกที่ควรทำเมื่อเริ่มงานใหม่ ๆ คือ การตั้งชื่อและบันทึกเอกสารทันที การทำเช่นนี้จะช่วยป้องกันการสูญเสียข้อมูลในกรณีที่เกิดเหตุการณ์ไม่คาดคิดขึ้น และยังช่วยให้คุณหาเอกสารเจอง่ายขึ้นในภายหลังอีกด้วย
นอกจากนี้ การตั้งชื่อเอกสารให้สื่อความหมาย จะช่วยให้คุณจำได้ง่ายขึ้นว่าเอกสารนั้นเกี่ยวกับอะไร ฉันยังตั้งค่าให้ Word บันทึกอัตโนมัติทุก ๆ 5 นาที เพื่อให้มั่นใจว่าเอกสารของฉันจะไม่สูญหาย
A title
Image Box text
2.ตั้งค่าหน้ากระดาษ (Page Setup)
ก่อนเริ่มทำงาน ควรกำหนดรูปแบบพื้นฐาน เช่น ขนาดกระดาษ (A4, Letter), ขอบกระดาษ (Margins), ฟอนต์ (Font) และขนาดฟอนต์ เพื่อให้เอกสารมีรูปแบบที่สม่ำเสมอตลอดการทำงาน
ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังเขียนรายงานหรือข้อเสนองาน คุณอาจต้องกำหนดฟอนต์มาตรฐาน เช่น Times New Roman ขนาด 12 และระยะขอบ 1 นิ้ว
A title
Image Box text
3. ตรวจสอบการตั้งค่าการแก้ไขอัตโนมัติ
Microsoft Word มักจะมีฟังก์ชัน การแก้ไขอัตโนมัติ (AutoCorrect) ที่ช่วยแก้ไขคำผิดหรือพิมพ์ตกโดยอัตโนมัติ แต่บางครั้งการตั้งค่าเหล่านี้อาจไม่เหมาะสมกับงานที่ทำ ดังนั้น ฉันมักจะเข้าไปตรวจสอบและปรับแต่งการตั้งค่าการแก้ไขอัตโนมัติตามความต้องการของฉัน
โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับคำศัพท์เฉพาะ หรือการตั้งค่าอื่น ๆ เช่น การเปลี่ยนแปลงรูปแบบข้อความโดยอัตโนมัติ สิ่งนี้ช่วยลดความหงุดหงิดจากการที่โปรแกรมแก้ไขสิ่งที่ฉันไม่ต้องการโดยไม่ตั้งใจ
A title
Image Box text
4. เพิ่มไอคอนที่กำหนดเองลงในแถบเครื่องมือการเข้าถึงด่วน
หนึ่งในสิ่งที่ช่วยให้การทำงานของฉันรวดเร็วขึ้นคือการ เพิ่มไอคอนที่กำหนดเองลงในแถบเครื่องมือการเข้าถึงด่วน (Quick Access Toolbar) โดยปกติแถบนี้จะมีไอคอนพื้นฐาน เช่น การบันทึก (Save) การเลิกทำ (Undo) หรือทำซ้ำ (Redo)
แต่ฉันมักจะเพิ่มไอคอนสำหรับคำสั่งที่ฉันใช้บ่อย เช่น การจัดรูปแบบฟอนต์ การใส่ตาราง หรือการใส่หัวข้อย่อย การปรับแต่งนี้ทำให้ฉันสามารถเข้าถึงฟังก์ชันที่ใช้บ่อยได้โดยไม่ต้องเปิดเมนูหลายครั้ง และลดเวลาในการทำงานเอกสาร
A title
Image Box text
5. บันทึกการตั้งค่าเป็นเทมเพลต
หากต้องทำเอกสารประเภทเดียวกันบ่อย ๆ เช่น รายงาน หรือแบบฟอร์ม ฉันมักจะ บันทึกการตั้งค่าเป็นเทมเพลต (Template) ซึ่งช่วยให้การสร้างเอกสารใหม่ในอนาคตง่ายขึ้นโดยไม่ต้องตั้งค่าทุกครั้ง ตั้งแต่การกำหนดฟอนต์ ขอบกระดาษ ไปจนถึงการวางหัวกระดาษและท้ายกระดาษ (Header & Footer) การสร้างเทมเพลตทำให้การสร้างเอกสารแบบมืออาชีพเป็นเรื่องที่รวดเร็วและสม่ำเสมอ และยังช่วยลดโอกาสการทำผิดพลาดในรูปแบบของเอกสารอีกด้วย
A title
Image Box text
6. ปรับการซูม
สิ่งสุดท้ายที่ฉันมักจะทำคือการ ปรับการซูม (Zoom) เพื่อให้การอ่านและการพิมพ์ง่ายขึ้น โดยทั่วไปฉันมักจะซูมที่ 100% สำหรับการดูรายละเอียดทั่วไปของเอกสาร แต่หากต้องทำงานที่เกี่ยวข้องกับการจัดรูปแบบหรือตรวจสอบความถูกต้อง ฉันอาจซูมเข้าไปที่ 150% หรือมากกว่านั้น เพื่อให้เห็นตัวอักษรและการจัดเรียงได้ชัดเจน การปรับการซูมช่วยให้ฉันสามารถมองเห็นสิ่งต่าง ๆ ได้ชัดเจนขึ้นและลดโอกาสในการทำพลาดในรายละเอียดเล็ก ๆ น้อย ๆ
A title
Image Box text
