สูตรและฟังก์ชันยอดนิยมใน Excel ที่มือใหม่ต้องรู้

สูตร (Formulas) และฟังก์ชัน (Functions) คืออะไร?

ความแตกต่างหลักระหว่าง สูตร และ ฟังก์ชัน คือ สูตรสามารถสร้างขึ้นเองโดยผู้ใช้งาน เช่น การคำนวณค่าทางคณิตศาสตร์ขั้นพื้นฐาน ส่วนฟังก์ชันเป็นกลไกการคำนวณที่ถูกออกแบบล่วงหน้าโดยโปรแกรมเมอร์ของ Microsoft ซึ่งมีฟังก์ชันหลากหลายให้เลือกใช้

สูตรใน Excel

สูตรใน Excel ช่วยให้คุณสามารถคำนวณตัวเลขได้ง่ายๆ โดยเริ่มจากการพิมพ์เครื่องหมายเท่ากับ (=) ตามด้วยการใส่พารามิเตอร์ เช่น การบวก ลบ คูณ หรือหาร ดังตัวอย่างต่อไปนี้:

• การพิมพ์ =20+40 ลงในเซลล์ B2 แล้วกด Enter จะได้ผลลัพธ์ 60 ในเซลล์นั้น
• การพิมพ์ =B2*10 ลงในเซลล์ B3 จะคูณค่าในเซลล์ B2 ด้วย 10

นอกจากนี้ ยังสามารถคำนวณหลายๆ พารามิเตอร์พร้อมกันได้ เช่น:

• พิมพ์ =B3*5-(2+8) จะคำนวณการคูณและการบวก ลบ ผลลัพธ์ที่ได้จะเป็น 2,990

ฟังก์ชันใน Excel

ฟังก์ชันเป็นเครื่องมือที่ถูกออกแบบไว้ล่วงหน้า เพื่อทำให้การคำนวณต่างๆ ง่ายและรวดเร็ว ฟังก์ชันจะเริ่มต้นด้วยเครื่องหมาย = เช่นกัน และตามด้วยชื่อฟังก์ชัน เช่น AVERAGE, MAX, หรือ SUM และอาร์กิวเมนต์ในวงเล็บ เช่น =AVERAGE(A1:A10) จะคำนวณค่าเฉลี่ยของค่าที่อยู่ในช่วงเซลล์ A1 ถึง A10

ตัวอย่างฟังก์ชันที่ใช้บ่อย:

• =AVERAGE(20,30) จะคำนวณค่าเฉลี่ยของ 20 และ 30 ซึ่งได้ผลลัพธ์เป็น 25
• =MAX(A1:A5) จะบอกค่าที่มากที่สุดในช่วงเซลล์ A1 ถึง A5

การใช้งานฟังก์ชันใน Excel

เมื่อคุณไม่แน่ใจว่าต้องการใช้ฟังก์ชันไหน Excel มีตัวช่วยที่เรียกว่า “ตัวช่วยฟังก์ชัน” คุณสามารถเปิดใช้งานโดยคลิกที่ไอคอน “fx” เหนือแถวแรกของสเปรดชีต หรือกด Shift + F3 ซึ่งจะช่วยค้นหาและเลือกฟังก์ชันที่เหมาะสมกับงานที่ต้องการทำได้

การรวมสูตรและฟังก์ชันใน Excel

คุณสามารถใช้งานสูตรและฟังก์ชันร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยไม่จำเป็นต้องแยกกันใช้งาน

ตัวอย่างเช่น การพิมพ์ =SUM(A1:A10)/2 จะทำให้ Excel รวมค่าตัวเลขในช่วงเซลล์ A1 ถึง A10 แล้วหารผลลัพธ์ทั้งหมดด้วยสอง

ความสัมพันธ์ระหว่างเซลล์และแถบสูตร

เมื่อคุณพิมพ์สูตรหรือฟังก์ชันลงในเซลล์ใน Excel สูตรที่คุณพิมพ์จะถูกแทนที่ด้วยผลลัพธ์ที่ได้หลังจากการคำนวณ ตัวอย่างเช่น หากคุณพิมพ์ =SUM(A1,B1) ลงในเซลล์ A3 แล้วกด Enter คุณจะไม่เห็นสูตรที่พิมพ์ในเซลล์นั้นอีกต่อไป แต่จะเห็นผลลัพธ์แทน

การทำซ้ำสูตรและฟังก์ชันใน Excel

อย่างที่กล่าวไปแล้ว Excel ถูกออกแบบมาเพื่อทำให้ชีวิตคุณง่ายขึ้น โดยเฉพาะเมื่อคุณต้องการใช้สูตรหรือฟังก์ชันซ้ำๆ

ตัวอย่างเช่น หากเราต้องการรวมค่าทั้งหมดในเซลล์ A1 ถึง A8 เราจะพิมพ์สูตร =SUM(A1:A8) ลงในเซลล์ A9 แล้วกด Enter ผลลัพธ์จะปรากฏในเซลล์ A9 โดยที่ Excel จะรวมค่าจากช่วงที่กำหนดไว้ให้อัตโนมัติ

เราต้องการเพิ่มค่าในเซลล์ B1 ถึง B8 ด้วย อย่างไรก็ตาม แทนที่จะพิมพ์สูตรใหม่ในเซลล์ B9 โดยใช้ฟังก์ชัน SUM เราสามารถทำได้ดังนี้

• เลือกเซลล์ A9 กด Ctrl+C จากนั้นกด Ctrl+V ในเซลล์ B9 หรือ
• ลากจุดจับเติมที่มุมล่างขวาของเซลล์ A9 ไปยังเซลล์ B9

เนื่องจากการอ้างอิงเซลล์ภายในสูตรเป็นแบบสัมพันธ์กันตามค่าเริ่มต้น สิ่งที่เราพิมพ์ในเซลล์ A9 เพื่อคำนวณค่าในเซลล์ A1 ถึง A8 จะใช้ในเซลล์ B9 เพื่อคำนวณค่าในเซลล์ B1 ถึง B8 ด้วยเช่นกัน

10 ฟังก์ชันพื้นฐานสำหรับเริ่มต้น

1. SUM : =SUM(A1:A10) – บวกค่าทั้งหมดในช่วงเซลล์ A1 ถึง A10
2. AVERAGE : =AVERAGE(A1:A10) – หาค่าเฉลี่ยของค่าทั้งหมดในช่วงเซลล์ A1 ถึง A10
3. CONCAT : =CONCAT(A1:A3) – รวมค่าจากเซลล์ A1 ถึง A3 เข้าด้วยกัน
4. COUNT: =COUNT(A1:A10) – นับจำนวนเซลล์ที่มีตัวเลข
5. COUNTA: =COUNTA(A1:A10) – นับจำนวนเซลล์ที่มีข้อมูล (ไม่ว่างเปล่า)
6. COUNTBLANK: =COUNTBLANK(A1:A10) – นับจำนวนเซลล์ว่างเปล่า
7. MIN: =MIN(A1:A10) – หาค่าที่น้อยที่สุด
8. MAX: =MAX(A1:A10) – หาค่าที่มากที่สุด
9. TODAY: =TODAY() – ส่งคืนวันที่ปัจจุบัน
10. RAND: =RAND() – ส่งคืนตัวเลขสุ่มระหว่าง 0 ถึง 1

ด้วยฟังก์ชันเหล่านี้ คุณสามารถเริ่มต้นใช้งาน Excel ได้อย่างมั่นใจ และสร้างการคำนวณที่ซับซ้อนได้มากขึ้นเมื่อคุณคุ้นเคยกับการใช้งาน

บทสรุป

การเรียนรู้สูตรและฟังก์ชันใน Excel เปรียบเสมือนการมีเครื่องมือวิเศษที่ช่วยให้คุณจัดการข้อมูลได้อย่างง่ายดาย ไม่ว่าจะเป็นการคำนวณยอดขาย การวิเคราะห์ข้อมูลตลาด หรือการจัดทำงบประมาณส่วนบุคคล Excel สามารถช่วยให้คุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและแม่นยำยิ่งขึ้น