สอนเทคนิคการสร้าง Dashboard Excel วิธีทํา ไม่ยาก ตอนต้น

สารบัญ

• ขั้นตอนที่ 1: วางแผนล่วงหน้า
• ขั้นตอนที่ 2: เตรียม Workbook (สมุดงาน)
• ขั้นตอนที่ 3: สร้างเทมเพลต Pivot Table

ขั้นตอนที่ 1 : Dashboard Excel วิธีทํา เริ่มแรกเตรียมข้อมูลก่อน

จุดประสงค์ของแดชบอร์ดคือการสรุปข้อมูลสำคัญ (ตัวอย่างเช่น ตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลัก หรือ KPI) เพื่อให้คุณสามารถวิเคราะห์ได้อย่างรวดเร็ว

1. คัดแยกข้อมูล :

• เริ่มต้นด้วยการตรวจสอบข้อมูลของคุณ ตัดสินใจว่าข้อมูลใดสำคัญที่สุดที่จะแสดงบนแดชบอร์ด
• พิจารณาตัวชี้วัดที่บ่งบอกถึงประสิทธิภาพและความสำเร็จของงานของคุณ

2. เลือกประเภทแผนภูมิ :

• คิดว่าข้อมูลแต่ละชุดควรแสดงในรูปแบบใด แผนภูมิวงกลม กราฟเส้น แผนภูมิแท่ง หรือแผนภูมิกระจาย เหมาะสมกับข้อมูลประเภทไหน
• พิจารณาว่าข้อมูลของคุณจะเปลี่ยนแปลง (แบบไดนามิก) หรือคงที่ ประเภทของแผนภูมิอาจมีผลต่อตัวเลือกของคุณ

3. ร่างแบบคร่าว ๆ :

• ลองร่างภาพคร่าวๆ ของแดชบอร์ดของคุณ ว่าจะประกอบด้วยอะไรบ้าง
• การเห็นภาพล่วงหน้าจะช่วยให้คุณเข้าใจว่าต้องทำอะไรในขั้นตอนต่อไป

ลองทำตามขั้นตอนเหล่านี้ คุณจะสามารถสร้างแดชบอร์ด Excel แด ช บอร์ด KPI ที่มีประสิทธิภาพ ช่วยให้คุณติดตามผลงาน วิเคราะห์ข้อมูล และตัดสินใจได้อย่างชาญฉลาด

ขั้นตอนที่ 2 : เตรียม Workbook (สมุดงาน) ของเรา

ก่อนที่จะสร้างแดชบอร์ด คุณต้องเตรียมข้อมูลในสมุดงานของคุณให้พร้อม เริ่มด้วยการจัดรูปแบบตารางข้อมูลของคุณใน Excel เพื่อให้สามารถนำมาใช้ได้อย่างง่ายดาย

1. ตรวจสอบข้อมูล

เริ่มต้นด้วยการตรวจสอบข้อมูลใน Workbook เพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลถูกต้องสมบูรณ์ และจัดเรียงอย่างเป็นระเบียบ ตรวจสอบว่ามีแถวหรือคอลัมน์ที่ไม่จำเป็นหรือไม่ ถ้ามีให้ลบออกเพื่อให้การสร้างแดชบอร์ดเป็นไปได้อย่างแม่นยำ

รูปภาพแสดง : เตรียม Workbook ใน Excel

2.จัดรูปแบบข้อมูล

ตั้งชื่อแผ่นงานแต่ละแผ่นให้เหมาะสม เข้าใจง่ายถือเป็นกันจัดระเบียบข้อมูลด้วย โดยดับเบิลคลิกที่แท็บและพิมพ์ชื่อใหม่ ตั้งชื่อคอลัมน์และแถวที่ชัดเจน แปลงข้อมูลเป็นรูปแบบที่เหมาะสม เช่น เปลี่ยนวันที่เป็นรูปแบบ dd/mm/yyyy

รูปภาพแสดง : ตั้งชื่อแผ่นงาน Workbook ใน Excel

3.จัดรูปแบบเป็นตาราง

จากนั้นเลือกข้อมูลในตารางทั้งหมด รวมทั้งส่วนหัวของตารางด้วย แล้วทำการคลิก “Format As Table” ในแท็บหน้าแรกบน Ribbon ตามรูปภาพด้านล่าง เลือกสีและการออกแบบที่เหมาะสมได้เลย

รูปภาพแสดง : ใช้ฟังกชั่น “Format As Table” ใน Excel

4.ตั้งชื่อตาราง

จากนั้นเลือกข้อมูลในตารางทั้งหมดรวมถึงส่วนหัวของตารางด้วย ตั้งชื่อสั้น ๆ ให้กับตารางในกล่อง “Table Name ” บนแท็บ “Table Design” ของ Ribbon ตามรูปภาพด้านล่าง พยายามใช้คำเดียว หากเป็นไปได้ เพื่อการใช้งานที่ง่ายขึ้น

รูปภาพแสดง : ใช้ฟังกชั่น “Format As Table” ใน Excel

5. สร้างแท็บแดชบอร์ด

ขั้นสุดท้ายคือ การสร้างแท็บแดชบอร์ดโดยการ คลิกสัญลักษณ์ “+” ตามรูปภาพด้านล่าง จากนั้นเปลี่ยนชื่อเป็น “Dashboard” ถ้าต้องการให้แผ่นงานนี้เป็นแผ่นงานแรกใน Workbook ให้ทำการลากแท็บไปทางซ้ายสุดได้เลย

รูปภาพแสดง : คลิกปุ่ม “+” ใน Excel

ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Dashboard Excel วิธีทํา ไม่ยาก

ตัวอย่าง:

สมมติว่าเรามีตารางขนาดใหญ่ตารางหนึ่งที่เราจะใช้เพื่อแยกข้อมูลเฉพาะออกเป็นแผนภูมิสามแผนภูมิแยกกัน

1. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าชื่อคอลัมน์มีความชัดเจน เช่น “ยอดขาย” “วันที่” และ “ภูมิภาค”
2. ลบแถวว่างใดๆ ออกจากตาราง
3. จัดกลุ่มข้อมูลตามภูมิภาค
4. ตั้งชื่อตารางว่า “ยอดขายตามภูมิภาค”
5. คลิก “+” และสร้างแท็บใหม่ชื่อ “แดชบอร์ด”
6. ลากแท็บ “แดชบอร์ด” ไปทางซ้ายของแท็บ “ยอดขายตามภูมิภาค”

การเตรียมข้อมูลให้พร้อมก่อนสร้างแดชบอร์ด จะช่วยให้:

• ตั้งค่าแดชบอร์ดได้ง่ายขึ้น
• แดชบอร์ดทำงานได้อย่างราบรื่น
• ประหยัดเวลาในการสร้างแดชบอร์ด

ขั้นตอนที่ 3 : สร้างเทมเพลต Pivot Table

เมื่อข้อมูลของเราพร้อมแล้ว ขั้นตอนถัดไปให้สร้าง Pivot Table มาถึงขั้นตอนนี้แล้วหลายคิดว่าไม่จำเป็นเพราะว่าตารางของเราก็จัดไว้เรียบร้อยสวยงามแล้ว ทางแอดมินขอแนะนำให้ใช้ Pivot Table ช่วยให้เราจัดการข้อมูลได้ง่ายขึ้นและสรุปข้อมูลได้รวดเร็วยิ่งขึ้น ประหยัดเวลาและลดข้อผิดพลาดอีกด้วย

อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Pivot Table ที่นี่

1.คลิก PivotTable

เริ่มจากคลิกเซลล์ใดก็ได้ในตารางข้อมูลต้นฉบับที่ต้องการ จากนั้นไปที่แท็บ “Insert” แล้วคลิก “PivotTable” ตามภาพ

รูปภาพแสดง : คลิกปุ่ม PivotTable ใน Excel

2.ตั้งชื่อ PivotTable ใหม่

กรอกชื่อตารางของคุณลงในกล่องโต้ตอบ (หากยังไม่ได้กรอก) และให้แน่ใจว่าคุณเลือก “New Worksheet” ก่อนที่จะคลิก “OK.”

รูปภาพแสดง : หน้าต่าง popup กรอกชื่อ sheet ที่ต้องการสร้าง PivotTable ใน Excel

3.สร้าง PivotTable เพิ่มเติม

เมื่อเตรียมข้อมูลใน workbook ตามขั้นตอนที่ 1 แล้วเราจะรู้ว่ามีแผนภูมิจำนวนเท่าใดบนแดชบอร์ด จากนั้นทำซ้ำขั้นตอนที่ 1 และ 2 เพื่อสร้าง PivotTable เพิ่มเติม จำนวน PivotTable ขึ้นอยู่กับจำนวนแผนภูมิบนแดชบอร์ดของคุณ เปลี่ยนชื่อแท็บ PivotTable ตามข้อมูลที่จะแสดง

รูปภาพแสดง : คัดลอก sheet เพื่อสร้าง PivotTable เพิ่มเติมใน Excel

เมื่อคุณมีจำนวน PivotTable ตามต้องการแล้ว ให้เปลี่ยนชื่อแท็บตามข้อมูลที่มี

ตัวอย่างเช่น :

• เราต้องการแผนภูมิ 3 แผนภูมิบนแดชบอร์ด
• เราสร้าง PivotTable 3 แผนภูมิ
• เปลี่ยนชื่อเป็น “ยอดขายตามพนักงาน” “ยอดขายตามภูมิภาค” และ “ยอดขายตามสินค้า”

รูปภาพแสดง : สร้าง PivotTable 3 แผนภูมิ ใน Excel

4.แก้ไขตาราง Pivot แรก

คลิกที่ PivotTable แรกที่ต้องการสร้าง แถบด้านข้าง ” PivotTable Fields” จะเปิดขึ้นทางด้านขวามือตามรูปภาพด้านล่าง

รูปภาพแสดง : แถบด้านข้าง ” PivotTable Fields” ใน Excel

คุณสามารถลากฟิลด์ข้อมูลไปยังส่วนต่าง ๆ ดังนี้ :

• Row – ข้อมูลจะถูกจัดกลุ่มเป็นแถว เช่น พนักงาน, ประเภทสินค้า
• Columns – ข้อมูลจะถูกจัดกลุ่มเป็นคอลัมน์
• Values – สนามนี้จะถูกสรุปด้วยฟังก์ชันต่างๆ เช่น ผลรวม, ค่าเฉลี่ย เช่น ยอดขาย, ปริมาณสินค้า
• Filter – เขตข้อมูลที่จะใช้สำหรับการกรอง

ในตัวอย่างที่ยกมา ฟิลด์ “พนักงาน” จะถูกลากไปยัง “แถว” และ “ราคาขาย” จะถูกลากไปยัง “ค่า” ดังนั้นตาราง Pivot จะแสดงยอดขายรวมสำหรับแต่ละพนักงาน เราสามารถลากฟิลด์เพิ่มเติมเข้าไปในส่วนต่างๆ เพื่อจัดกลุ่มและสรุปข้อมูลตามที่ต้องการ เมื่อคุณเปลี่ยนแปลง ตาราง Pivot จะอัปเดตโดยอัตโนมัติในพื้นที่หลักทางด้านซ้าย

ทำซ้ำขั้นตอนนี้สำหรับตาราง Pivot แต่ละตารางที่คุณต้องการเตรียมสำหรับแผนภูมิ โดยการจัดเรียงข้อมูลและฟิลด์ต่างๆ ตามความต้องการ

รูปภาพแสดง : แถบด้านข้าง ” PivotTable Fields” ใน Excel

จัดรูปแบบตาราง Pivot

ขั้นตอนสุดท้ายก่อนที่คุณจะสร้างแผนภูมิคือการจัดรูปแบบ PivotTable เพื่อให้ข้อมูลแสดงในรูปแบบที่คุณต้องการ ในตัวอย่างของเรา เราต้องการเปลี่ยนตัวเลขเป็นสกุลเงินโดยเลือกข้อมูลและคลิกไอคอนสกุลเงินในแท็บหน้าแรก

รูปภาพแสดง : จัดรูปแบบตาราง Pivot ใน Excel

อ่านเพิ่มเติม 

• สอนเทคนิคการสร้าง dashboard excel วิธีทําไม่ยาก ตอนปลาย

บทสรุป

การสร้างแดชบอร์ดใน Excel โดยใช้ PivotTables และ PivotCharts บทความได้อธิบายขั้นตอนต่างๆ อย่างละเอียด ตั้งแต่การวางแผนและเตรียมข้อมูล การสร้าง PivotTables และ PivotCharts การปรับแต่งและจัดรูปแบบ และการเพิ่มตัวแบ่งส่วนข้อมูลเพื่อเพิ่มความโต้ตอบ รวมถึงการจัดระเบียบสมุดงานให้เรียบร้อยก่อนแชร์แดชบอร์ด

ที่มา : https://www.howtogeek.com/