จากบทความที่แล้วแอดมินได้มี สอนเทคนิคการ สร้าง Dashboard Excel เรามีแนะนำตั้งแต่เตรียมข้อมูล รวมไปถึงการใช้ Pivot Table สามารถเปลี่ยนข้อมูลดิบ เป็นการจัดกลุ่มและกรองข้อมูลได้ โดยบทความนี้จะสอนวิธีสร้างแผนภูมิที่ช่วยในการนำเสนอได้อย่างมืออาชีพ ขั้นตอนเหล่านี้ทำได้ง่ายและไม่ซับซ้อน ทำให้ผู้ใช้งานทุกระดับสามารถสร้างแดชบอร์ดที่ใช้งานได้จริงภายในไม่กี่ขั้นตอน
ในหมายเลข 1 เลือกประเภทแผนภูมิที่นำเสนอข้อมูลตามความเหมาะสม
ตัวอย่าง:
- แผนภูมิแท่ง: เหมาะสำหรับเปรียบเทียบค่าระหว่างหมวดหมู่ ข้อมูลของคุณควรมีหมวดหมู่ที่ชัดเจน ตัวอย่างเช่น ยอดขายตามสินค้า ยอดขายตามภูมิภาค คะแนนสอบตามวิชา
- แผนภูมิวงกลม: เหมาะสำหรับแสดงสัดส่วนของข้อมูล ข้อมูลของคุณควรเป็นค่าทั้งหมด ตัวอย่างเช่น สัดส่วนของกลุ่มเป้าหมาย สัดส่วนของรายได้จากสินค้าแต่ละประเภท สัดส่วนของคะแนนสอบในแต่ละช่วง
- กราฟเส้น: เหมาะสำหรับแสดงแนวโน้ม ข้อมูลของคุณควรเป็นค่าต่อเนื่องตามช่วงเวลา ตัวอย่างเช่น อุณหภูมิเฉลี่ยรายเดือน ยอดขายรายไตรมาส จำนวนผู้ใช้งานเว็บไซต์ต่อวัน
แล้วคลิก “OK.” ตามหมายเลขที่ 2
รูปภาพแสดง : เลือกประเภทแผนภูมิที่นำเสนอข้อมูล ใน excel
จากนั้นคุณสามารถจัดรูปแบบแผนภูมิของคุณและเปลี่ยนชื่อรายการและเขตข้อมูลเพื่อให้เหมาะกับสิ่งที่คุณต้องการแสดง
รูปภาพแสดง : แสดงแผนภูมิที่นำเสนอข้อมูลใน excel
จัดรูปแบบแผนภูมิ ปรับแต่งแผนภูมิของคุณตามต้องการ
- เปลี่ยนชื่อรายการและหัวข้อ
- ปรับสีและสไตล์
- เพิ่มคำอธิบาย
เพื่อให้แดชบอร์ดของเราดูดีสวยสดงดงาม วิธีคัดลอกแผนภูมิ เลือกขอบของแผนภูมิ กด Ctrl+C วิธีวางแผนภูมิบนแผ่นงานแดชบอร์ดให้ไปที่แท็บ “แดชบอร์ด” กด Ctrl+V วิธีเพิ่มส่วนหัวแท็บ เปลี่ยนชื่อแท็บ “แดชบอร์ด” เป็นชื่อที่สื่อความหมาย
รูปภาพแสดง : ปรับแต่งแผนภูมิใน excel
ขั้นตอนที่ 5 : เพิ่มการโต้ตอบให้กับแดชบอร์ดด้วย Slicer
การเพิ่มตัวแบ่งส่วนข้อมูล (Slicer) ช่วยให้แผนภูมิของคุณสามารถโต้ตอบได้มากขึ้นและทำให้การวิเคราะห์ข้อมูลเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น นี่คือวิธีการเพิ่มตัวแบ่งส่วนข้อมูลใน Excel
1.เพิ่มตัวแบ่งส่วนข้อมูล
- คลิกที่แผนภูมิใดๆ ใน PivotChart ของคุณ
- ไปที่แท็บ “PivotChart Analyze” และคลิก “Insert Slicer”
รูปภาพแสดง : ปรับแต่งแผนภูมิใน excel
2.เลือกข้อมูล
จากนั้นระบบจะแสดงหน้าต่าง Insert Slicers ให้เลือกข้อมูลที่เราต้องการใช้แล้ว คลิก “OK” เพื่อยืนยันการเลือก
รูปภาพแสดง : ปรับแต่งแผนภูมิใน excel
3.เปลี่ยนตำแหน่งตัวแบ่งส่วนข้อมูล
หลังจากเพิ่มตัวแบ่งส่วนข้อมูลแล้ว เราสามารถลากตัวแบ่งส่วนข้อมูลไปยังตำแหน่งที่ต้องการในแผ่นงานเพื่อให้ดูเป็นระเบียบ จากนั้นให้คลิกขวาที่ใดก็ได้บนตัวแบ่งส่วนข้อมูล แล้วคลิก “Slicer Settings.”
รูปภาพแสดง : ปรับแต่งแผนภูมิใน excel
4.ตั้งค่าตัวแบ่งส่วนข้อมูล
คลิกขวาที่ตัวแบ่งส่วนข้อมูลและเลือก “Slicer Settings.” จากนั้นปรับการตั้งค่าตามที่ต้องการ เช่น การยกเลิกการแสดงส่วนหัวของตัวแบ่งส่วนข้อมูล คลิก “OK” เพื่อบันทึกการตั้งค่า
รูปภาพแสดง : ปรับแต่งแผนภูมิใน excel
5.เชื่อมต่อกับแผนภูมิทั้งหมด
- โดยปกติแล้ว ตัวแบ่งส่วนข้อมูลจะควบคุมเฉพาะแผนภูมิที่เราเลือกเท่านั้น
- หากต้องการให้ตัวแบ่งส่วนข้อมูลควบคุมแผนภูมิทั้งหมดในแดชบอร์ด ให้คลิกขวาที่ตัวแบ่งส่วนข้อมูลและเลือก “Report Connections”
- เลือก PivotTable ที่ต้องการให้ตัวแบ่งส่วนข้อมูลควบคุม โดยทำเครื่องหมายในช่องที่เกี่ยวข้อง
- คลิก “ตกลง” เพื่อยืนยัน
รูปภาพแสดง : ปรับแต่งแผนภูมิใน excel
ทำซ้ำขั้นตอนนี้กับตัวแบ่งส่วนข้อมูลแต่ละตัว เพื่อให้แดชบอร์ดทั้งหมดของเราแสดงถึงตัวเลือกต่างๆ หากต้องการเลือกมากกว่าหนึ่งรายการในตัวแบ่งส่วนข้อมูลเพื่อแสดงในแผนภูมิของเรา ให้กด Ctrl ค้างไว้ในขณะที่เราเลือกตัวเลือก
เคล็ดลับเพิ่มเติม :
- ตั้งค่าการรีเฟรชอัตโนมัติ: คุณสามารถตั้งค่า PivotTable ให้รีเฟรชโดยอัตโนมัติเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงข้อมูล ไปที่แท็บ “ตัวเลือก” บน Ribbon ในกลุ่ม “ข้อมูล” เลือก “รีเฟรชข้อมูลเมื่อเปิดเวิร์กบุ๊ก”
- รีเฟรชด้วยตนเอง: คุณสามารถรีเฟรช PivotTable ด้วยตนเองได้ตลอดเวลา โดยคลิกขวาที่ PivotTable แล้วเลือก “รีเฟรช”
ขั้นตอนที่ 6 : จัดระเบียบสมุดงานใหม่
ก่อนที่เราจะแชร์ workbook ควรจัดระเบียบไฟล์งานใหม่ เพื่อให้สมุดงานดูเป็นเรียบร้อยและเป็นมืออาชีพมากยิ่งขึ้น
เริ่มแรกปรับมุมมองแดชบอร์ด
ในแท็บ “View” บน Ribbon ไปที่กลุ่ม “Show” จากนั้นยกเลิกการเลือก “Formula Bar”, “Gridlines”, และ “Headings” เพื่อทำให้แดชบอร์ดของคุณดูน้อยลงและเหมือนแดชบอร์ดข้อมูลระดับมืออาชีพมากขึ้น
รูปภาพแสดง : ปรับแต่งแผนภูมิใน excel
2.ซ่อนแท็บ PivotTable
- แท็บ PivotTable อาจทำให้ผู้อื่นสับสนเมื่อเปิดเวิร์กบุ๊กของคุณ ดังนั้นจึงควรซ่อนแท็บเหล่านี้
- คลิกแท็บใดแท็บหนึ่งของ PivotTable กด Ctrl ค้างไว้ แล้วคลิกแท็บอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง
- คลิกขวาที่แท็บที่เลือก แล้วเลือก “Hide” เพื่อซ่อนแท็บเหล่านี้
รูปภาพแสดง : ปรับแต่งแผนภูมิใน excel
3.ปรับแต่งธีมและสี
กลับไปที่แดชบอร์ดของคุณ และในแท็บ “Page Layout” คลิกลูกศรแบบเลื่อนลงใต้ “Themes” จากนั้นเลือกชุดสีที่เหมาะสมเพื่อทำให้แผนภูมิและเค้าโครงทั้งหมดของคุณเข้ากัน
รูปภาพแสดง : ปรับแต่งแผนภูมิใน excel
บทสรุป
ตอนนี้คุณได้สร้างแดชบอร์ดแบบโต้ตอบและใช้งานได้เต็มรูปแบบแล้ว คุณอาจต้องการแชร์กับผู้อื่นที่ต้องการดู KPI ที่คุณระบุและวิเคราะห์ ซึ่งแดชบอร์ดที่คุณสร้างจะช่วยให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงข้อมูลที่ต้องการได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ
ที่มา : https://www.howtogeek.com/
