Google Calendar เป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพสำหรับการจัดการตารางเวลา แต่ผู้ใช้ส่วนใหญ่มักไม่ได้ใช้ฟีเจอร์ทั้งหมดที่มีอยู่ ส่งผลให้พลาดการประชุม มีปัญหาในการจัดสรรเวลา และรู้สึกเครียดกับภาระงานที่มากเกินไป หากคุณต้องการบริหารจัดการงานและเวลาส่วนตัวได้อย่างมีประสิทธิภาพ นี่คือ 5 เคล็ดลับที่ช่วยให้คุณใช้ Google Calendar ได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ
1.สร้างกิจกรรมโดยตรงจาก Gmail
หลายครั้งที่การประชุมหรือกำหนดการสำคัญเริ่มต้นจากอีเมล การแปลงอีเมลเป็นกิจกรรมในปฏิทินจึงช่วยประหยัดเวลาและลดความผิดพลาด Gmail มีฟีเจอร์ที่ช่วยให้คุณเพิ่มข้อมูลจากอีเมลไปยัง Google Calendar ได้โดยอัตโนมัติ ไม่ว่าจะเป็น วันที่ เวลา สถานที่ หรือรายละเอียดอื่นๆ
วิธีสร้างกิจกรรมจากอีเมล
- เปิดอีเมลที่มีรายละเอียดการประชุมใน Gmail คลิกไอคอนจุดสามจุด (⋮) ที่มุมขวาบน
- เลือก “Create Event” Google Calendar จะเปิดหน้าต่างกิจกรรมใหม่ พร้อมเติมข้อมูลให้อัตโนมัติ
A title
Image Box text
- ตรวจสอบและแก้ไขรายละเอียด เพิ่มผู้เข้าร่วม หรือปรับเปลี่ยนข้อมูลตามต้องการ คลิก “บันทึก” เพื่อยืนยันการสร้างกิจกรรม
วิธีนี้ช่วยให้คุณจัดการตารางงานได้ง่ายขึ้น ลดความเสี่ยงในการลืมกำหนดการ และมั่นใจได้ว่าทุกนัดหมายสำคัญจะถูกบันทึกลงในปฏิทินของคุณอย่างเป็นระเบียบ
A title
Image Box text
2.แสดงเขตเวลารองใน Google Calendar
สำหรับผู้ที่ทำงานร่วมกับทีมในหลายประเทศ การจัดตารางประชุมอาจเป็นเรื่องท้าทายเนื่องจากความแตกต่างของเวลา Google Calendar จึงมีฟีเจอร์ “เขตเวลารอง” ที่ช่วยให้คุณเห็นเวลาของสถานที่อื่นๆ ควบคู่กับเวลาท้องถิ่นของคุณ ทำให้สามารถประสานงานได้ง่ายขึ้น
วิธีเปิดใช้งานเขตเวลารอง
เริ่มแรกให้คลิกที่ไอคอนรูปเฟือง ที่มุมขวาบนของ Google Calendar เลือก “Settings” จากนั้นทำตามดังนี้
- ไปที่แท็บ “Time Zone” ภายใต้เมนู “General”
- ทำเครื่องหมายที่ช่อง “Display Secondary Time Zone”
- เลือกเขตเวลาที่คุณต้องการแสดงเพิ่มเติม
เมื่อเปิดใช้งานแล้วก็จะเห็น สองคอลัมน์เวลา บนแกนเวลาของปฏิทิน ซึ่งช่วยให้คุณตรวจสอบเวลาของแต่ละเขตได้สะดวกขึ้น ลดข้อผิดพลาดในการนัดหมายข้ามโซนเวลา และทำให้การจัดตารางประชุมราบรื่นยิ่งขึ้น
A title
Image Box text
3.ตั้งค่าการแจ้งเตือนหลายรายการใน Google Calendar
เคยได้รับการแจ้งเตือนแต่ยังลืมเข้าประชุมหรือพลาดกำหนดเส้นตายหรือไม่? เพื่อป้องกันไม่ให้เกิดเหตุการณ์นี้ Google Calendar อนุญาตให้คุณตั้งค่าการแจ้งเตือนล่วงหน้าได้หลายช่วงเวลา เพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะไม่ลืมกิจกรรมสำคัญ
วิธีตั้งค่าการแจ้งเตือนหลายรายการ
เริ่มแรกให้คลิก ไอคอนรูปเฟือง ที่มุมขวาบนของ Google Calendar เลือก “Settings” จากนั้นทำตามดังนี้
- ไปที่ settings for my calenders เลื่อนลงไปที่ “Event Notifications”
- คลิก “Add Notification”
- เลือกระยะเวลาที่ต้องการให้แจ้งเตือน เช่น 10 นาที, 1 ชั่วโมง หรือ 1 วันก่อนกิจกรรม
ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถตั้งค่าการแจ้งเตือนหลายช่วงเวลาเพื่อลดโอกาสลืมและเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดตารางงานของคุณให้ดียิ่งขึ้น
A title
Image Box text
4.การโอนกรรมสิทธิ์ของกิจกรรมใน Google Calendar
หากคุณเคยสร้างกิจกรรม แต่ภายหลังไม่สามารถดำเนินการต่อได้ และต้องการให้ผู้อื่นรับผิดชอบแทน Google Calendar มีฟีเจอร์ที่ช่วยให้คุณโอนกรรมสิทธิ์ของกิจกรรมให้ผู้อื่นได้โดยไม่ต้องสร้างกิจกรรมใหม่
ประโยชน์ของการโอนกรรมสิทธิ์
- เจ้าของใหม่สามารถ จัดการคำเชิญ, แก้ไขรายละเอียด และส่งอัปเดตให้ผู้เข้าร่วม ได้
- ไม่ต้องเสียเวลาสร้างกิจกรรมใหม่และส่งคำเชิญซ้ำ
- ลดโอกาสเกิดข้อผิดพลาดในการกำหนดตารางเวลา
วิธีโอนกรรมสิทธิ์ของกิจกรรม
เริ่มแรกเปิด Google Calendar และเลือกกิจกรรมที่ต้องการโอน จากนั้นให้ทำตามดังนี้
- คลิก จุดแนวตั้งสามจุด (⋮) ที่มุมขวาบน
- เลือก “Change Owner“
- ป้อน อีเมลของเจ้าของใหม่
- คลิก “เปลี่ยนเจ้าของ”
หมายเหตุ:
- เจ้าของใหม่ ไม่จำเป็นต้องอยู่ในรายชื่อแขก ของกิจกรรม
- คุณสามารถโอนสิทธิ์ให้ใครก็ได้ที่มี บัญชีอีเมล ที่ใช้งาน
การใช้ฟีเจอร์นี้ช่วยให้การจัดการปฏิทินมีความ ยืดหยุ่นมากขึ้น โดยไม่ต้องเริ่มต้นใหม่ทุกครั้งที่มีการเปลี่ยนแปลงผู้ดูแลกิจกรรม
A title
Image Box text
5.เชื่อมโยง Google Calendar กับแอปอื่น ๆ เพื่อการใช้งานที่มีประสิทธิภาพ
Google Calendar สามารถทำงานร่วมกับแอปอื่น ๆ ได้อย่างราบรื่น เช่น Slack, Google Keep, Zoom และ Trello ซึ่งช่วยให้คุณ ซิงค์ตารางเวลาอัตโนมัติ, อัปเดตสถานะ และจัดการการแจ้งเตือน ได้สะดวกขึ้น
ข้อดีของการเชื่อมต่อปฏิทินกับแอปอื่นๆ
- อัปเดตสถานะอัตโนมัติ เช่น หากคุณกำลังประชุม Slack จะเปลี่ยนสถานะของคุณเป็น “กำลังประชุม” โดยอัตโนมัติ
- ช่วยให้การจัดการงานราบรื่นเชื่อมต่อ Google Keep เพื่อเพิ่มบันทึกและเตือนความจำในปฏิทิน
- ลดข้อผิดพลาดในการกำหนดตารางเวลา ใช้ร่วมกับ Zoom หรือ Microsoft Teams เพื่อตั้งค่าการประชุมออนไลน์อัตโนมัติ
บทสรุป
Google Calendar เป็นเครื่องมือที่ช่วยให้คุณจัดการเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพ หากใช้ฟีเจอร์เหล่านี้ให้เต็มที่ คุณจะสามารถลดความเครียดจากการจัดตารางที่ซับซ้อน และเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของคุณได้ ลองนำเคล็ดลับเหล่านี้ไปใช้ แล้วคุณจะพบว่า Google Calendar เป็นมากกว่าแค่ปฏิทินออนไลน์!
ที่มา : https://www.howtogeek.com
