การ ไฮ ไล ท์ ข้อมูลซ้ำ google sheet เป็นกระบวนการที่สามารถทำได้โดยใช้ สูตร Conditional Formatting ซึ่งจะช่วยเน้นข้อมูลที่ซ้ำกันในสีที่เราต้องการ เพื่อช่วยในการตรวจสอบและแก้ไขข้อมูลที่ไม่ถูกต้องในสเปรดชีต (spreadsheet) ของเรา
ทำไมต้องค้นหาข้อมูลซ้ำ?
การมีข้อมูลซ้ำในสเปรดชีต อาจทำให้เกิดปัญหาในงานวิเคราะห์หรือการรายงานข้อมูล ไม่ว่าจะเป็นรายการที่อยู่อีเมล หมายเลขโทรศัพท์ของลูกค้า ตัวระบุผลิตภัณฑ์ หรือหมายเลขคำสั่งซื้อ การระบุตำแหน่งและไฮไลต์ข้อมูลที่ซ้ำกันจะช่วยให้เรา สามารถตรวจสอบและแก้ไขข้อมูลที่ไม่ถูกต้องได้
การค้นหารายการที่ซ้ำกันในไฟล์ Google Sheets ดูเหมือนว่าแม้ Google Sheets จะไม่มีฟังก์ชันพิเศษเช่นเดียวกับ Microsoft Excel สำหรับการจัดรูปแบบเงื่อนไขโดยอัตโนมัติ แต่เรายังสามารถใช้สูตรที่กำหนดเองเพื่อเน้นหรือระบุรายการที่ซ้ำกันภายในแผ่นงานได้อย่างง่ายดาย
ขั้นตอนการ ไฮ ไล ท์ ข้อมูลซ้ำ google sheet
ลงชื่อเข้าใช้ google sheet เปิดสเปรดชีตที่เราต้องการใช้งาน เลือกเซลล์ที่ต้องการค้นหารายการซ้ำ เลือกคอลัมน์ แถว หรือช่วงของเซลล์ที่เราต้องการตรวจสอบข้อมูลซ้ำ
รูปภาพแสดง : เลือกคอลัมน์ที่ต้องการค้นหาข้อมูลซ้ำใน Google sheet
เปิดการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข
- คลิกที่เมนู “Format” แล้วเลือก “Conditional Formatting”
- แถบด้านข้างการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขจะเปิดขึ้น
รูปภาพแสดง : เลือก Conditional Formatting ใน Google sheet
กำหนดช่วงเซลล์
- เลือก single color แท็บในใต้ “Apply to range” ใส่ช่วงเซลล์ที่ต้องการตรวจสอบ เช่น B2:B10 (กรณีเลือกเซลล์ทั้งหมดในคอลัมน์ B) ตามรูปภาพด้านล่าง
- หมายเหตุ : เราสามารถเปลี่ยนช่วงเซลล์ตามต้องการ
รูปภาพแสดง : ใส่ช่วงเซลล์ที่ต้องการตรวจสอบ ใน Google sheet
จาก sidebar ทางด้านขวา คลิกเมนูแบบเลื่อนลงใต้ “Format Cells If” และเลือก “Custom Formula Is”
รูปภาพแสดง : เลือก “Custom Formula Is” ใน Google sheet
กำหนดสูตรการจัดรูปแบบ
ป้อนสูตรต่อไปนี้ลงในช่อง Value หรือ Formula ที่แสดงใต้ช่องแบบเลื่อนลง แทนที่ตัวอักษรและการอ้างอิงเซลล์ในสูตรด้วยช่วงเซลล์ที่เราเลือก
=COUNTIF(B:B,B1)>1
อธิบายสูตร
ในที่นี้ COUNTIF คือฟังก์ชัน B:B คือช่วง (คอลัมน์) B1 คือเกณฑ์ และ >1 คือมากกว่าหนึ่ง
หรือเราสามารถใช้สูตรต่อไปนี้สำหรับการอ้างอิงเซลล์ที่แน่นอนเป็นช่วงได้
=COUNTIF($B$1:$B$10,B1)>1
ในที่นี้ COUNTIF คือฟังก์ชัน $B$1:$B$10 คือช่วง B1 คือเกณฑ์ และ >1 คือมากกว่าหนึ่ง
หมายเหตุ
- สามารถเปลี่ยน
B:Bเป็นช่วงเซลล์อื่นตามต้องการ - สามารถเปลี่ยนสูตร
>1เป็น<>1เพื่อไฮไลท์เซลล์ที่ไม่ซ้ำ
กำหนดสีหรือรูปแบบ ไฮไลต์
ใต้ Formatting Style ให้เลือกชนิดของไฮไลต์ที่เราต้องการใช้ สามารถใช้ไอคอน Fill Color เพื่อเลือกสีจากจานสีหรือสามารถจัดรูปแบบแบบอักษรในเซลล์ด้วย ตัวหนา ตัวเอียง หรือสีได้หากต้องการ
รูปภาพแสดง : ใช้ไอคอน Fill Color เพื่อเลือกสีจากจานสี ใน Google sheet
คลิก “Done” เมื่อใช้กฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขเสร็จแล้ว เราจะเห็นเซลล์ที่มีข้อมูลที่ซ้ำกันซึ่งจัดรูปแบบตามสไตล์ที่เราตั้งค่าไว้
รูปภาพแสดง : แสดงไฮไลต์ข้อมูลซ้ำ ใน Google sheet
เมื่อคุณแก้ไขข้อมูลที่ซ้ำกัน คุณจะเห็นการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขหายไป เหลือข้อมูลซ้ำที่เหลืออยู่
ข้อดีของการไฮไลท์ข้อมูลซ้ำ
- หาข้อมูลง่าย: ข้อมูลซ้ำจะโดดเด่น ช่วยให้ค้นหาข้อมูลได้รวดเร็ว
- ตรวจสอบข้อมูลสะดวก: ง่ายต่อการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล หาข้อผิดพลาด ข้อมูลที่ไม่สมบูรณ์
- แก้ไขข้อมูลรวดเร็ว: ระบุข้อมูลที่ต้องแก้ไขได้ง่าย ประหยัดเวลา
เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน: จัดการข้อมูลได้มีประสิทธิภาพ ลดข้อผิดพลาด เพิ่มความน่าเชื่อถือ
แก้ไข เพิ่ม หรือลบกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข
คุณสามารถเปลี่ยนแปลงกฎ เพิ่มกฎใหม่ หรือลบกฎได้อย่างง่ายดายใน Google ชีต เปิดแถบด้านข้างด้วยรูปแบบ > การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข คุณจะเห็นกฎที่คุณตั้งไว้
- หากต้องการแก้ไขกฎ ให้เลือกกฎ ทำการเปลี่ยนแปลง แล้วคลิก “เสร็จสิ้น”
- หากต้องการตั้งค่ากฎเพิ่มเติม ให้เลือก “เพิ่มกฎอื่น”
- หากต้องการลบกฎ ให้เลื่อนเคอร์เซอร์ไปเหนือกฎนั้นแล้วคลิกไอคอนถังขยะ
รูปภาพแสดง : เปลี่ยนแปลงกฎ เพิ่มกฎใหม่ Conditional Format rules
บทสรุป
ด้วยการใช้สูตร Conditional Formatting ใน Google ชีต คุณสามารถค้นหาและไฮไลต์ข้อมูลที่ซ้ำกันได้อย่างง่ายดาย วิธีนี้ช่วยให้เราตรวจสอบและแก้ไขข้อมูลที่ไม่ถูกต้องได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ
หากสนใจวิธีอื่น ๆ ในการใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขใน Google ชีต ลองศึกษาวิธีใช้ระดับสีตามค่า หรือนำเทคนิคอื่น ๆ มาใช้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการจัดการข้อมูลของคุณ
ที่มา : https://www.howtogeek.com/
