เอกสารสำคัญและเป็นความลับใน Microsoft Word หรือ Excel ของเราอาจมีข้อมูลทางธุรกิจ ข้อมูลส่วนตัว หรือสูตรลับ การสูญหายหรือถูกขโมยอาจสร้างความเสียหายอย่างร้ายแรง ต่อมูลค่าทางธุรกิจได้ บทความนี้สอน วิธีล็อคไฟล์ Excel ไม่ให้แก้ไข ช่วยให้คุณปกป้องเอกสารลับ รักษาความปลอดภัยของข้อมูล และสร้างความมั่นใจในความปลอดภัย
วิธีล็อคไฟล์เอกสารใน Microsoft Word ต้องใส่รหัสผ่านก่อนเปิด
การตั้งรหัสผ่านเพื่อป้องกันการเปิดเอกสาร เป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการรักษาความปลอดภัยข้อมูล ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้เพื่อป้องกันเอกสาร Word ของเราด้วยรหัสผ่าน เริ่มแรก เปิดเอกสารที่ต้องการล็อคใน Microsoft Word จากนั้นทำตามขั้นตอนดังนี้
ขั้นตอนที่ 1
- คลิกที่แท็บ “File” ที่มุมบนซ้ายของหน้าจอ
- เลือก “Info” จากเมนูด้านซ้าย
- คลิกที่ “Protect Document” แล้วเลือก “Encrypt with Password”
รูปภาพแสดง : เข้าถึง Encrypt with Password
ขั้นตอนที่ 2
- ป้อนรหัสผ่านที่ต้องการในช่อง “Encrypt Document” แล้วคลิก “OK”
- ยืนยันรหัสผ่านอีกครั้งแล้วคลิก “OK”
เมื่อทำตามขั้นตอนเหล่านี้ ไฟล์เอกสาร Ms word ของเราจะถูกป้องกันด้วยรหัสผ่าน ผู้ใช้งานไฟล์นี้จะต้องป้อนรหัสผ่านเพื่อเปิดเอกสาร
รูปภาพแสดง : เข้าถึง Encrypt with Password
วิธีล็อคไฟล์ Excel ไม่ให้แก้ไข ต้องใส่รหัสผ่านก่อนเปิด
เช่นเดียวกับใน Word เราสามารถตั้งรหัสผ่านเพื่อป้องกันการเปิดหรือการแก้ไขสเปรดชีต Excel ของเราได้ตามขั้นตอนต่อไปนี้
ขั้นตอนที่ 1
- คลิกที่แท็บ “File” ที่มุมบนซ้ายของหน้าจอ
- เลือก “Info” จากเมนูด้านซ้าย
- คลิกที่ “Protect Workbook” แล้วเลือก “Encrypt with Password”
รูปภาพแสดง : เข้าถึง Encrypt with Password
ขั้นตอนที่ 2
- ป้อนรหัสผ่านที่ต้องการในช่อง “Encrypt Workbook” แล้วคลิก “OK”
- ยืนยันรหัสผ่านอีกครั้งแล้วคลิก “OK”
เมื่อทำตามขั้นตอนนี้ ผู้ใช้งานไฟล์นี้จะต้องป้อนรหัสผ่านเพื่อเปิดไฟล์ Excel
รูปภาพแสดง : เข้าถึง Encrypt with Password
วิธียกเลิกล๊อกไฟล์ถามรหัสผ่านก่อนเปิด ในไฟล์ Word หรือ Excel
หากต้องการลบรหัสผ่านที่ตั้งไว้ในไฟล์ Word หรือ Excel สามารถทำได้ดังนี้
สำหรับไฟล์ Word
- ไปที่เมนู File > Info
- ภายใต้หัวข้อ “Protect Document” คลิก “Protect Document”
- เลือก “Encrypt with Password”
- ในกล่องโต้ตอบที่ปรากฏขึ้น ให้ลบรหัสผ่านที่แสดงอยู่ออก จนเป็นช่องว่าง
- คลิก “OK” เพื่อยืนยัน
สำหรับไฟล์ Excel
- ไปที่เมนู File > Info
- ภายใต้หัวข้อ “Protect Workbook” คลิก “Protect Workbook”
- เลือก “Encrypt with Password”
- ในกล่องโต้ตอบ ให้ลบรหัสผ่านที่แสดงอยู่ออกจนเป็นช่องว่าง
- คลิก “OK”
จากนั้นบันทึกไฟล์และปิดไฟล์แล้วเปิดใหม่อีกครั้ง เมื่อเปิดไฟล์ในครั้งถัดไป ระบบจะไม่ถามให้ใส่รหัสผ่านอีกต่อไป เพราะเราได้ลบรหัสผ่านที่ตั้งไว้ป้องกันไฟล์ออกแล้ว
การลบรหัสผ่านนี้เป็นประโยชน์เมื่อคุณไม่ต้องการใช้การป้องกันด้วยรหัสผ่านอีกต่อไป หรือในกรณีที่ลืมรหัสผ่าน แต่ควรใช้ด้วยความระมัดระวัง เนื่องจากหลังจากนี้ใครก็สามารถเปิดและแก้ไขไฟล์ได้
บทสรุป
ด้วยการใช้เทคนิคล็อคไฟล์ Excel และ Word ไม่ให้แก้ไข ที่เราได่สอนในบทความนี้ สามารถป้องกันเอกสารลับของเรา รักษาความปลอดภัยของข้อมูล และหลีกเลี่ยงความเสี่ยงจากการสูญเสียหรือถูกขโมย แต่ควรใช้ด้วยความระมัดระวัง และจดรหัสผ่านให้ดี เนื่องจากหากลืมรหัส เราอาจไม่สามารถเปิดเอกสารของตนเองได้
ที่มา : https://www.pcmag.com/
