โหมดอ่านอย่างเดียว (Read Only) ใน Microsoft Word หรือ Microsoft Excel ช่วยให้ผู้รับเอกสารสามารถอ่านเอกสารของเราได้ โดยไม่ต้องห่วงว่าเผลอแก้ไขเปลี่ยนแปลง โดยไม่ได้ตั้งใจ เหมาะสำหรับเอกสารที่ต้องการให้ผู้อ่านรับทราบข้อมูลเท่านั้น ในบทความจะสอนวิธีตั้งค่าการ ล็อคไฟล์ excel และ word ไม่ให้แก้ไข กันค่ะ
วิธีล็อคไฟล์ Excel ให้ Read Only ไม่ให้แก้ไข
การล็อคไฟล์ Excel ให้เป็นแบบ Read Only เป็นวิธีการป้องกันการแก้ไขข้อมูลภายในไฟล์โดยไม่ได้รับอนุญาต วิธีล็อกไฟล์เริ่มแรก เปิดไฟล์ Excel ที่ต้องการล็อคก่อนจากนั้นทำตามขั้นตอนต่อไปนี้
วิธีที่ 1 ล็อคไฟล์ Excel ให้ อ่านอย่างเดียว (Read Only) ตอน Save As
- ไปที่ “File” (ไฟล์) ที่มุมบนซ้ายของหน้าต่าง Excel
- เลือก “Save As” (บันทึกเป็น)
- เลือกตำแหน่งที่คุณต้องการบันทึกไฟล์
- ในหน้าต่าง “Save As” (บันทึกเป็น) คลิกที่ “Tools” (เครื่องมือ) ที่อยู่ด้านล่างขวา
- เลือก “General Options” (ตัวเลือกทั่วไป)
รูปภาพแสดง : วิธีล็อคไฟล์ Excel ให้ Read Only ไม่ให้แก้ไข
- ในหน้าต่าง “General Options” (ตัวเลือกทั่วไป) ให้ทำเครื่องหมายที่ “Read-only recommended” (แนะนำให้ใช้แบบอ่านอย่างเดียว)
- คลิก “OK” แล้วบันทึกไฟล์ตามปกติ
รูปภาพแสดง : ทำเครื่องหมายที่ “Read-only recommended”
วิธีที่ 2 ล็อคไฟล์ Excel ให้ อ่านอย่างเดียว (Read Only) ในหน้า Info Option
- เปิดไฟล์ Excel ที่ต้องการตั้งค่า
- ไปที่แท็บ File > Info
- คลิก “Protect Workbook”
- จะปรากฏหน้าต่างป๊อปอัพ ให้เลือกตัวเลือก “Always Open Read-Only”
- คลิก “OK” เพื่อยืนยัน
- บันทึกไฟล์และปิดไฟล์
รูปภาพแสดง : ล็อคไฟล์ Excel ให้ อ่านอย่างเดียว (Read Only) ในหน้า Info Option
จากนั้นคลิก “OK” เพื่อยืนยัน โปรแกรมบันทึกไฟล์เป็น Read-Only สังเกตุจากไฟล์งานของเราจะเห็นว่าไฟล์เราได้รับการ Read-Only แล้วตามภาพ
รูปภาพแสดง : โปรแกรมบันทึกไฟล์เป็น Read-Only
4 ประโยชน์ของการใช้โหมดอ่านอย่างเดีย (Read-only)
การใช้โหมดอ่านอย่างเดียว (Read-only) ในไฟล์เอกสาร เช่น Word หรือ Excel มีประโยชน์หลายประการ:
1.ป้องกันการแก้ไขจากผู้ใช้หลายคน
เมื่อแชร์เอกสารให้ผู้อื่นอ่าน โหมดอ่านอย่างเดียวจะช่วยป้องกันการแก้ไขเนื้อหาโดยไม่ได้ตั้งใจ ซึ่งช่วยป้องกันปัญหาที่อาจเกิดจากการที่หลายคนแก้ไขเอกสารพร้อมกัน นอกจากนี้ยังช่วยให้มั่นใจว่าทุกคนกำลังอ่านเนื้อหาชุดเดียวกัน
2.ปกป้องข้อมูลที่มีความสำคัญสูง
เอกสารบางประเภท เช่น สัญญา นโยบาย หรือข้อมูลที่เป็นความลับ การเก็บไว้ในโหมดอ่านอย่างเดียวจะช่วยป้องกันการแก้ไขที่อาจทำให้ข้อมูลเหล่านี้เสียหายหรือไม่ถูกต้อง ซึ่งอาจนำไปสู่ผลกระทบที่รุนแรง
3.ช่วยในกระบวนการตรวจสอบ
ในกระบวนการตรวจสอบความถูกต้องของเอกสาร การใช้โหมดอ่านอย่างเดียวสามารถป้องกันการแก้ไขเอกสารโดยไม่ได้ตั้งใจ ทำให้การตรวจสอบเป็นไปอย่างถูกต้องและมั่นใจได้ว่าไม่มีการเปลี่ยนแปลงเนื้อหาระหว่างการตรวจสอบ
4.ลดความผิดพลาดและความสับสน
การแก้ไขเอกสารโดยไม่ได้รับอนุญาตอาจนำไปสู่ความผิดพลาดหรือความสับสน เช่น การสูญหายของข้อมูล การแก้ไขซ้ำซ้อน หรือการแก้ไขข้อมูลผิดพลาด โดยการเก็บเอกสารไว้ในโหมดอ่านอย่างเดียว คุณสามารถลดความเสี่ยงในประเด็นเหล่านี้ได้
บทสรุป
การใช้โหมดอ่านอย่างเดียวจึงเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการรักษาความถูกต้องและความปลอดภัยของเอกสาร รวมถึงป้องกันปัญหาที่อาจเกิดขึ้นจากการแก้ไขเนื้อหาโดยไม่ได้ตั้งใจหรือไม่ได้รับอนุญาต
ที่มา : https://www.pcmag.com/
