สอนปลดล็อกไฟล์นำเสนอ “อ่านอย่างเดียว (Read-Only)” ของ PowerPoint

ในการใช้ไฟล์นำเสนอของ PowerPoint บางครั้งไฟล์ที่ได้รับมาผู้ส่งไฟล์อาจจะล๊อกไฟล์ไว้ให้อ่านได้อย่างเดียว “อ่านอย่างเดียว (Read-Only)” เหตุผลก็เพื่อไม่ต้องการให้แก้ไขเพราะไฟล์งานเสร็จสมบูรณ์แล้ว แต่ถ้าหากอยากแก้ไขมันเราก็สามารถทำได้เช่น วิธีการมีดังนี้ค่ะ

ปลดล็อกไฟล์นำเสนอ “อ่านอย่างเดียว (Read-Only)”

มีสองวิธีที่เราจะรู้ได้ว่างานนำเสนอเป็นไฟล์แบบอ่านอย่างเดียวหรือไม่ อย่างแรกคือ ถ้าเราเห็นคำว่า “อ่านอย่างเดียว (Read-Only)” หลังชื่อของไฟล์นำเสนองาน ตามภาพด้านล่างที่วงกลมไว้ อย่างที่สองคือ ถ้าเราเห็นแถบข้อความสีเหลืองที่ด้านบนของไฟล์นำเสนองาน พร้อมข้อความแจ้งให้ทราบว่าเอกสารมีการเข้าถึงที่จำกัด

ข้างข้อความแบนเนอร์สีเหลืองจะเป็นปุ่มที่เขียนว่า “Edit Anyway” ให้คลิกปุ่มนั้นเพื่อปลดล็อก PowerPoint

แถบสีเหลืองจะหายไปพร้อมกับข้อความ “Read-Only” ที่หลังชื่อไฟล์นำเสนองานของ PowerPoint และเราสามารถแก้ไขได้

วิธีที่สองปลดล็อกไฟล์นำเสนอ “อ่านอย่างเดียว (Read-Only)”

ในการปลดล๊อกไฟล์นำเสนอนี้นั้นมีกว่าหนึ่งวิธี วิธีที่สองนี้แม้ว่าจะมีขั้นตอนเพิ่มเติมเล็กน้อย

ขั้นตอนแรก เปิดไฟล์นำเสนองาน”แบบอ่านอย่างเดียว”แล้วเลือกแท็บ “File”

ในเมนู “Info” เราจะเห็นตัวเลือก “Protect Presentation” มีเครื่องหมายถูกทำเครื่องหมายเป็นสีเหลืองและมีข้อความแสดงอยู่ข้างๆ ในไฟล์นำเสนองานนี้ถูกทำเครื่องหมายเป็นขั้นสุดท้ายเพื่อไม่ให้แก้ไขใดๆ จากนั้นเลือก “Protect Presentation”

ในเมนูย่อย ให้เลือก “Mark as Final” การคลิกเลือกนี้จะเป็นการยกเลิกการล็อกไฟล์

เราจะเห็นว่าแบนเนอร์สีเหลืองและข้อความประกอบถัดจากตัวเลือก “Protect Presentation” หายไป ข้อความ “Read-Only” ที่อยู่ข้างชื่อไฟล์นำเสนองานก็จะหายไปด้วย

ทำไมจึงต้องสร้างไฟล์ PowerPoint แบบอ่านอย่างเดียว (Read-Only)

ไฟล์นำเสนองานถูกล็อกด้วยหลากหลายเหตุผล เช่น ต้องการกันการแก้ไขสำหรับผู้ใช้งานเริ่มต้น โดยจะแจ้งเตือนผู้รับว่าไฟล์นำเสนองานนี้ ที่ผู้รับได้ไปนั้นเป็นเวอร์ชันสุดท้ายของผู้สร้างไฟล์แล้ว สถานะอ่านอย่างเดียวยังสามารถป้องกันการแก้ไข โดยไม่ได้ตั้งใจที่เกิดจากความผิดพลาดของผู้รับไฟล์

อย่างไรก็ตาม การทำขั้นตอนเพิ่มเติมนี้ ก็เพื่อให้คนอื่นรู้ว่าเราไม่ต้องการให้แก้ไขเนื้อหาเหล่าเพิ่มเติมอีกแล้ว

วิธีสร้าง PowerPoint แบบอ่านอย่างเดียว

ตอนนี้เรารู้วิธีปลดล็อกงานนำเสนอ PowerPoint แล้วต่อไปนี้คือวิธีเปิดใช้งานแบบอ่านอย่างเดียวอีกครั้ง

เปิดไฟล์นำเสนองานที่ต้องการทำให้เป็น อ่านอย่างเดียว (Read-Only) จากนั้นเลือกแท็บ “File”

เราจะอยู่ในเมนู “Info” เลือก “Protect Presentation” เพื่อเปิดเมนูแบบเลื่อนลง คลิก “Mark as Final”

กล่องโต้ตอบจะแสดงขึ้น เพื่อแจ้งให้เราทราบว่างานนำเสนอจะถูกทำเครื่องหมายเป็นครั้งสุดท้ายและบันทึกไว้ คลิก “OK”

ตอนนี้ เมื่อคุณส่งงานนำเสนอออกไป จะแสดงแถบข้อความ “Marked as Final” เพื่อเตือนผู้รับว่างานนำเสนอเป็นแบบอ่านอย่างเดียว (Read-Only)

ที่มา : https://www.howtogeek.com