7 ขั้นตอนง่ายๆ จัดระเบียบไฟล์ให้ทำงานไวขึ้นแบบไม่พลาด

ขั้นตอนที่ 1: สร้างโฟลเดอร์หลักตามปี

เริ่มจากการสร้างโฟลเดอร์หลักแบ่งตาม “ปี” เช่น 2025, 2024, 2023 เพื่อเก็บไฟล์ต่างๆ ที่สร้างหรือใช้งานในปีนั้น ช่วยให้จัดหมวดหมู่ได้ง่ายขึ้น และเมื่อย้อนกลับมาค้นหา ก็ทำได้รวดเร็วและเป็นระบบ

หากมีไฟล์เก่ามากจนไม่รู้จะจัดยังไง ให้สร้างโฟลเดอร์ชื่อ “ก่อนปี 2020” หรือ “ไฟล์เก่า” แล้วรวบรวมไว้ที่เดียว จะได้ไม่ปะปนกับงานใหม่

หากมีไฟล์เก่ามากจนไม่รู้จะจัดยังไง ให้สร้างโฟลเดอร์ชื่อ “ก่อนปี 2020” หรือ “ไฟล์เก่า” แล้วรวบรวมไว้ที่เดียว จะได้ไม่ปะปนกับงานใหม่

ขั้นตอนที่ 2: สร้างโฟลเดอร์ _INBOX สำหรับไฟล์ชั่วคราว

โฟลเดอร์ _INBOX คือที่พักไฟล์ที่คุณเพิ่งดาวน์โหลด ใช้งานบ่อย หรือยังไม่รู้จะจัดไว้ที่ไหน การตั้งชื่อขึ้นต้นด้วย _ จะช่วยให้โฟลเดอร์นี้อยู่ด้านบนสุดของรายการใน File Explorer ช่วยให้เข้าถึงง่าย

เคล็ดลับคือควร “เคลียร์ INBOX” อย่างน้อยสัปดาห์ละครั้ง เพื่อไม่ให้กลายเป็นกองขยะสะสม!

ขั้นตอนที่ 3 : ย้ายไฟล์ให้เข้าที่

อย่าคิดเยอะ แค่เปิดโฟลเดอร์รวมของคุณ แล้วจัดเรียงไฟล์ตามวันที่ จากนั้นลากไฟล์ทั้งหมดของปีเดียวกันเข้าโฟลเดอร์ปีที่ตรงกัน เช่น ไฟล์ปี 2024 ก็เข้าโฟลเดอร์ 2024 ง่ายมากและใช้เวลาไม่นาน

การจัดแบบนี้ช่วยให้คุณค้นหาไฟล์ตามช่วงเวลาได้ง่าย และลดปัญหาไฟล์กระจัดกระจาย

ขั้นตอนที่ 4: (ทางเลือก) สร้างโฟลเดอร์ย่อยในแต่ละปี

หากคุณมีไฟล์ในแต่ละปีเยอะมาก เช่น หลายร้อยหรือหลายพันไฟล์ แนะนำให้สร้างโฟลเดอร์ย่อย เช่น:

• 2025 - เอกสารงาน

• 2025 - รูปถ่าย

• 2025 - ภาษี

ตั้งชื่อแบบนี้จะช่วยให้ค้นหาเร็ว และยังคงเป็นระเบียบอยู่ในกรอบของแต่ละปี ไม่ต้องกระจายไปหลายที่

ขั้นตอนที่ 5: สำรองข้อมูลให้ปลอดภัย

ไม่ว่าระบบจัดไฟล์จะดีแค่ไหน ถ้าไฟล์หายก็จบ! ดังนั้นควรสำรองข้อมูลไว้เสมอ โดยเฉพาะไฟล์สำคัญ แนะนำให้ใช้บริการ Cloud เช่น Google Drive, Dropbox หรือ OneDrive ซึ่งนอกจากจะช่วยแบ็กอัพแล้ว ยังสามารถเข้าถึงไฟล์ได้ทุกที่อีกด้วย

หากไม่สะดวกใช้ Cloud อาจใช้ External Hard Drive สำรองข้อมูลเป็นรายเดือนก็ได้เช่นกัน

ขั้นตอนที่ 6: ทำให้เป็นกิจวัตร

การจัดระเบียบจะไม่เวิร์กเลย ถ้าทำแค่ครั้งเดียวแล้วปล่อยทิ้งไว้ให้รกเหมือนเดิม ลองตั้งเวลาเป็นนิสัย เช่น เคลียร์ INBOX ทุกวันศุกร์ หรือทบทวนไฟล์ทุกสิ้นเดือน ไม่ต้องเยอะ แค่สม่ำเสมอ

เป้าหมายคือให้คุณจัดไฟล์โดย “ไม่ต้องคิด” เหมือนแปรงฟันวันละ 2 ครั้ง กลายเป็นกิจวัตรที่ติดตัว

ขั้นตอนที่ 7: ระบบนี้ให้อภัยและเริ่มใหม่ได้เสมอ

ถ้าหลุดระบบไปบ้าง อย่าเครียด! กลับมาเริ่มใหม่เมื่อไหร่ก็ได้ ระบบนี้ไม่ได้เข้มงวด และให้อภัยเสมอ แค่คุณตั้งใจกลับมาจัดสักนิดในแต่ละครั้ง ก็ช่วยให้การทำงานของคุณไหลลื่นขึ้นมาก

บทสรุป

เพียง 7 ขั้นตอนง่ายๆ คุณก็สามารถเปลี่ยนคอมพิวเตอร์จากกองไฟล์ที่ชวนสับสน ให้กลายเป็นเครื่องมือทำงานที่เร็วขึ้น มีประสิทธิภาพขึ้น และลดความเครียดได้จริง

เริ่มต้นวันนี้ แค่สร้างโฟลเดอร์ใหม่ แล้วลองย้ายไฟล์ดูสักหน่อย คุณอาจจะหลงรักความเรียบร้อยของคอมพ์ตัวเองแบบที่ไม่เคยรู้มาก่อน!

ที่มา : https://www.pcmag.com