การใส่ตัวเลือกวันที่ใน Google Sheets ช่วยให้คุณจัดการข้อมูลได้ง่ายขึ้น ไม่ว่าจะเป็นการบันทึกกำหนดการ การวิเคราะห์ข้อมูลตามช่วงเวลา หรือการสร้างแบบฟอร์มสำหรับรับข้อมูลจากผู้อื่น การทำเช่นนี้จะช่วยลดความผิดพลาดในการพิมพ์วันที่ และทำให้ข้อมูลของคุณมีความสม่ำเสมอมากขึ้น
1. เปิด Google Sheets และเลือกเซลล์
เริ่มต้นโดยการเปิดไฟล์ Google Sheets ที่ต้องการทำงาน จากนั้นเลือกเซลล์ที่คุณต้องการแทรกตัวเลือกวันที่ การเลือกเซลล์สามารถทำได้เพียงแค่คลิกเซลล์ที่ต้องการ หรือสามารถลากครอบเซลล์หลาย ๆ เซลล์ หากต้องการแทรกตัวเลือกวันที่ในหลาย ๆ จุดพร้อมกัน
2. ตั้งค่าการตรวจสอบข้อมูล (Data Validation)
การแทรกตัวเลือกวันที่ใน Google Sheets จำเป็นต้องใช้ฟีเจอร์ที่เรียกว่า Data Validation ซึ่งเป็นเครื่องมือที่ช่วยควบคุมข้อมูลที่สามารถป้อนลงในเซลล์ได้ โดยทำตามขั้นตอนดังนี้:
- ไปที่เมนูด้านบนของหน้าจอ คลิกที่ Data จากนั้นเลือก Data validation
- เมื่อหน้าต่าง Data validation ปรากฏขึ้น ในส่วน Criteria ให้เลือกตัวเลือก Date เพื่อกำหนดให้ข้อมูลในเซลล์ที่เลือกจะต้องเป็นวันที่เท่านั้น
- หากต้องการกำหนดเงื่อนไขเพิ่มเติม เช่น การกำหนดช่วงวันที่ที่สามารถป้อนได้ ให้เลือกเงื่อนไขอื่นๆ เช่น is valid date (วันที่ที่ถูกต้อง), is between (อยู่ระหว่างวันที่ที่กำหนด), is not past (ไม่ใช่วันที่ในอดีต) เป็นต้น
3. บันทึกการตั้งค่า
หลังจากกำหนดการตั้งค่าต่าง ๆ เรียบร้อยแล้ว คลิกปุ่ม Save เพื่อบันทึกการตั้งค่าเหล่านั้น เซลล์ที่คุณเลือกไว้จะได้รับการตั้งค่าตัวเลือกวันที่ทันที และสามารถใช้งานได้ทันที
4. การใช้งานตัวเลือกวันที่
เมื่อคุณหรือผู้ใช้คนอื่น ๆ คลิกที่เซลล์ที่ตั้งค่าตัวเลือกวันที่ไว้ จะมีไอคอนรูปปฏิทินปรากฏขึ้นที่มุมขวาของเซลล์ เมื่อคลิกที่ไอคอนนี้ ปฏิทินจะปรากฏขึ้นมาให้คุณสามารถเลือกวันที่ได้โดยตรง เมื่อเลือกวันที่เสร็จแล้ว วันที่จะถูกกรอกลงในเซลล์โดยอัตโนมัติ
การปรับแต่งเพิ่มเติม
การแทรกตัวเลือกวันที่ใน Google Sheets สามารถปรับแต่งเพิ่มเติมเพื่อให้การใช้งานสะดวกและแม่นยำมากขึ้น โดยมีตัวเลือกการปรับแต่งดังนี้:
1. กำหนดช่วงวันที่ที่อนุญาตให้เลือก
หากคุณต้องการให้ผู้ใช้เลือกวันที่จากช่วงเวลาที่กำหนดเท่านั้น สามารถตั้งค่าช่วงวันที่ได้โดยใช้ฟีเจอร์ Data Validation โดยเลือก Criteria เป็น Date และเลือกตัวเลือก is between เพื่อระบุช่วงวันที่ที่ต้องการ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถตั้งค่าให้เลือกวันที่ได้เฉพาะในปี 2024 เท่านั้น หรือให้เลือกได้เฉพาะวันที่ในอดีต เป็นต้น
2. การแสดงข้อความแจ้งเตือนเมื่อข้อมูลไม่ถูกต้อง
คุณสามารถตั้งค่าให้แสดงข้อความแจ้งเตือนหากผู้ใช้ป้อนข้อมูลที่ไม่ถูกต้องหรือไม่ตรงกับเงื่อนไขที่กำหนดไว้ใน Data Validation ตัวอย่างเช่น หากผู้ใช้ป้อนวันที่ที่ไม่อยู่ในช่วงวันที่ที่อนุญาต ระบบจะสามารถแสดงข้อความเตือนขึ้นมาได้ โดยไปที่การตั้งค่า Data Validation แล้วเลือก Show warning หรือ Reject input หากไม่ต้องการให้ป้อนข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง
3. การลบการตรวจสอบข้อมูล
หากต้องการลบตัวเลือกวันที่ออกจากเซลล์ที่เคยตั้งค่าไว้ คุณสามารถทำได้โดยกลับไปที่เมนู Data > Data validation แล้วคลิกปุ่ม Remove validation การลบการตรวจสอบข้อมูลจะทำให้เซลล์นั้นกลับไปเป็นเซลล์ธรรมดาอีกครั้ง ซึ่งสามารถป้อนข้อมูลอะไรก็ได้
4. การใช้ตัวเลือกวันที่ร่วมกับฟังก์ชันอื่น ๆ
Google Sheets รองรับการใช้ตัวเลือกวันที่ร่วมกับฟังก์ชันต่าง ๆ เช่น ฟังก์ชัน TODAY() ที่ใช้ในการแสดงวันที่ปัจจุบัน หรือ DATEDIF() ที่ใช้ในการคำนวณระยะห่างระหว่างวันที่ คุณสามารถใช้ตัวเลือกวันที่ที่ตั้งค่าไว้เพื่อเพิ่มความสะดวกในการคำนวณระยะเวลาหรือเปรียบเทียบวันที่ได้
5. การใช้ฟอร์แมตวันที่ที่ต้องการ
คุณสามารถปรับแต่งรูปแบบการแสดงวันที่ในเซลล์ได้ เช่น ต้องการให้แสดงวันที่ในรูปแบบ วัน/เดือน/ปี หรือ ปี-เดือน-วัน โดยคลิกขวาที่เซลล์แล้วเลือก Format cells จากนั้นเลือกหมวดหมู่ Date และเลือกรูปแบบที่ต้องการ
สรุป
การแทรกตัวเลือกวันที่ใน Google Sheets เป็นฟีเจอร์ที่ช่วยให้การกรอกข้อมูลวันที่เป็นไปอย่างสะดวก รวดเร็ว และลดข้อผิดพลาดในการป้อนวันที่ ฟังก์ชันนี้เหมาะสำหรับการสร้างตารางที่ต้องการการป้อนข้อมูลวันที่ที่แม่นยำ เช่น ตารางการทำงาน ตารางการนัดหมาย หรือตารางเวลาการดำเนินการ การปรับแต่งฟีเจอร์นี้สามารถทำได้หลายรูปแบบ ทั้งการกำหนดช่วงวันที่ การแสดงข้อความเตือนเมื่อป้อนข้อมูลผิด หรือการใช้ร่วมกับฟังก์ชันอื่น ๆ ใน Google Sheets เพื่อเพิ่มความสะดวกในการจัดการข้อมูล
