ไม่ว่าเราจะทำงานคนเดียวหรือแชร์เอกสารกับผู้อื่น การแก้ไขโดยไม่ตั้งใจอาจเกิดขึ้นได้ การสร้างและ แชร์ Google Docs ให้คนอื่นแก้ไขไม่ได้ (View Only) เราสามารถทำได้ง่าย ๆ โหมดนี้เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการแชร์เอกสารฉบับร่าง เอกสารอ้างอิง หรือเอกสารสำคัญอื่น ๆ ที่คุณต้องการให้ผู้อื่นอ่านเท่านั้น
ประโยชน์ของการแชร์ Google Docs ในโหมดดูอย่างเดียว (View Only)
การแชร์ Google Docs ในโหมดดูอย่างเดียว (View Only) มีประโยชน์หลายประการ ดังนี้:
- ป้องกันการแก้ไขที่ไม่พึงประสงค์: ช่วยให้ผู้อื่นไม่สามารถเปลี่ยนแปลงเอกสารได้ เหมาะสำหรับเอกสารฉบับร่าง เอกสารอ้างอิง หรือเอกสารสำคัญที่ต้องการให้ผู้อื่นอ่านเท่านั้น
- ควบคุมเวอร์ชันเอกสาร: ผู้รับจะไม่สามารถแก้ไขเอกสารได้ ทำให้คุณสามารถควบคุมเวอร์ชันล่าสุดของเอกสารได้เสมอ
- แชร์กับบุคคลทั่วไป: เหมาะสำหรับการแชร์กับบุคคลที่ไม่จำเป็นต้องแก้ไขเอกสาร เช่น นักเรียน ลูกค้า หรือผู้ร่วมงานใหม่
- ป้องกันข้อมูลสำคัญ: ปกป้องข้อมูลสำคัญในเอกสาร โดยเฉพาะข้อมูลส่วนบุคคลหรือข้อมูลทางการเงิน
- เหมาะสำหรับการนำเสนอ: ใช้สำหรับการนำเสนอเอกสารบนหน้าจอขนาดใหญ่ โดยไม่ต้องกังวลว่าจะมีการแก้ไขโดยไม่ได้ตั้งใจ
- ติดตามการเปลี่ยนแปลง: แม้ผู้อื่นจะแก้ไขเอกสารไม่ได้ แต่คุณยังสามารถติดตามการเปลี่ยนแปลงที่เสนอได้
- ลดความซับซ้อน: ลดความซับซ้อนในการทำงานร่วมกัน โดยไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับการแก้ไขที่ขัดแย้งกัน
- ประหยัดเวลา: ช่วยประหยัดเวลา เพราะไม่ต้องกังวลกับการแก้ไขที่ไม่จำเป็น ทำให้คุณมุ่งเน้นที่ประเด็นสำคัญได้มากขึ้น
โดยสรุป การแชร์ Google Docs ในโหมดดูอย่างเดียว ช่วยให้การแชร์เอกสารเป็นไปอย่างปลอดภัย ควบคุมเวอร์ชันเอกสารได้ดี และทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ
ใช้ “Viewing Mode” เมื่อทำงานคนเดียว
เมื่อเราต้องการนำเสนอเอกสารหรือเพียงแค่ตรวจสอบด้วยตนเอง เราสามารถเข้าสู่โหมดมุมมองได้ง่าย ๆ เพื่อป้องกันการเปลี่ยนแปลงในเอกสาร
วิธีทำ
- คลิกไอคอนดินสอหรือการแก้ไขที่มุมขวาบนของแถบเครื่องมือ
- จากนั้นเลือก “Viewing”
หรือเรายังสามารถไปที่ View > Mode แล้วเลือก “Viewing” ก็ได้
รูปภาพแสดง : ใช้ “Viewing Mode” ใน Google docs
เมื่ออยู่ในโหมดนี้ เราจะเห็นข้อความ “You’re Viewing” ที่ด้านล่าง
ใน Viewing Mode คนอื่นที่อ่านเอกสารสามารถทำได้ดังนี้
- ดูเอกสารของเรา
- พิมพ์เอกสารของเรา
- ดาวน์โหลดเอกสารของเราเป็นไฟล์ PDF
- แสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับเอกสาร (ข้อความแสดงความคิดเห็นจะถูกบันทึกไว้ แต่จะไม่ปรากฏจนกว่าเราจะเปลี่ยนกลับเป็นโหมดแก้ไข)
รูปภาพแสดง : ข้อความ “You’re Viewing” เมื่อแชร์ให้กับคนอื่น ๆ ใน Google docs
เมื่อต้องการเปลี่ยนกลับไปยังโหมดแก้ไข
- คลิกไอคอนรูปตาที่มุมขวาบน
- เลือก “Viewing”
หรือไปที่ View > Mode แล้วเลือก “Viewing”
รูปภาพแสดง : เปลี่ยนกลับไปยังโหมดแก้ไขใน Google docs
ใช้ Viewing Mode เมื่อแชร์เอกสารให้คนอื่น
การ แชร์ Google Docs ให้คนอื่นแก้ไขไม่ได้ เราสามารถตั้งค่าสิทธิ์ให้ผู้ที่ได้รับการแชร์ไฟล์เอกสารสามารถดูได้เท่านั้น View-Only เพียงแค่แชร์ลิงก์ โดยทำตามขั้นตอนดังนี้
ตั้งค่าการแชร์เป็นแบบดูอย่างเดียว View-Only
- คลิก “Share” ที่มุมขวาบน
- ป้อนชื่อหรืออีเมลของบุคคลที่คุณต้องการแชร์ด้วย
- คลิกช่องแบบเลื่อนลงทางด้านขวาของชื่อและเลือก “Viewer”
- คลิก “Done” เพื่อยืนยันการเปลี่ยนแปลง
รูปภาพแสดง : ตั้งค่าการแชร์เป็นแบบดูอย่างเดียว View-Only ใน Google docs
เพิ่มโหมด View-Only ในไฟล์ที่เคยแชร์ไปแล้ว
สามารถเปลี่ยนสิทธิ์ไฟล์เอกสารที่เคยเอกสาร โดยการเพิ่มโหมดดูอย่างเดียว View-Only วิธีทำดังนี้
- คลิก “Share” ที่ด้านบน
- ทางด้านขวาของบุคคลในรายการ ให้คลิกช่องแบบเลื่อนลงและเลือก “Viewer”
- คลิก “Done” เพื่อใช้การเปลี่ยนแปลง
รูปภาพแสดง : เพิ่มโหมด View-Only ในไฟล์ที่เคยแชร์ไปแล้ว ใน Google docs
จำกัดการเข้าถึงลิงก์เพื่อดูอย่างเดียว View-Only
หากแชร์เอกสารผ่านลิงก์และต้องการให้ผู้เข้าถึงลิงก์เป็นผู้ดู:
- คลิก “Share” ที่ด้านบน
- ในส่วน “General Access” คลิกลูกศรดรอปดาวน์และเลือก “Viewer”
- คลิก “Done” เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลง
รูปภาพแสดง : จำกัดการเข้าถึงลิงก์เพื่อดูอย่างเดียว View-Only ใน Google docs
เราจะเห็นป๊อปอัป “Access Updated” โดยอัตโนมัติ
รูปภาพแสดง : ป๊อปอัป “Access Updated” ใน Google docs
บทสรุป
การใช้โหมด View Only จะช่วยปกป้องเอกสารของเราจากการแก้ไขที่โดยไม่ตั้งใจ ไม่ว่าเราจะทำงานคนเดียวหรือแชร์เอกสารกับผู้อื่น อย่าลืมใช้โหมดมุมมองเพื่อรักษาความปลอดภัยของเอกสารใน Google Docs
ที่มา : https://www.howtogeek.com/
