ไม่ว่าคุณจะเขียนสัญญา ข้อกำหนดและเงื่อนไข หรือจดหมายสมัครงาน คุณสามารถใช้คุณสมบัติของ Microsoft Word เพื่อทำซ้ำฟิลด์ข้อความโดยอัตโนมัติ ช่วยลดเวลาการแก้ไขและป้องกันข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นจากการคัดลอกข้อมูลด้วยตนเอง
ขั้นตอนที่ 1: สร้างฟิลด์ที่จำเป็นในไฟล์เอกสาร
คุณสมบัติเอกสารใน Microsoft Word คือข้อมูลเมตาเกี่ยวกับไฟล์ เช่น ผู้เขียน หัวเรื่อง หมวดหมู่ หรือบริษัท คุณสามารถแทรกคุณสมบัติเหล่านี้ลงในเอกสารเพื่อให้สามารถอัปเดตข้อมูลได้ง่ายขึ้น เริ่มแรกก็เปิดไฟล์เอกสารขึ้นมาก่อนและทำตามขั้นตอนดังนี้
วิธีการเพิ่มฟิลด์ Company :
-
เลือก Quick Parts บนแท็บ Insert
-
เลื่อนเมาส์ไปที่ Document Property
-
เลือกคุณสมบัติที่ต้องการ เช่น “Company”
A title
Image Box text
วิธีเพิ่มฟิลด์ Employee
เนื่องจากไม่มีตัวเลือก “Employee” ดังนั้นเราต้องสร้างฟิวเองโดยใช้ “Abstract” วิธีทำมีดังนี้
- ไปที่แท็บ “แทรก” คลิก “Quick Parts”
- เลือก “Document Property”
- จากนั้นเลือก “Abstract”
A title
Image Box text
วิธีเปลี่ยนชื่อฟิลด์ใหม่
เราจะทำการเปลี่ยนชื่อฟิลด์โดยใช้แท็บ Developer แต่หากไม่มีแท็บนี้ ให้เปิดใช้งานจาก Customize Ribbon ก่อน ทำตามนี้ ให้คลิกขวาที่แท็บใดก็ได้ > “Customize The Ribbon” > ทำเครื่องหมายที่ “Developer” > “OK” จากนั้นเปลี่ยนชื่อฟิลด์ใหม่ ให้ทำการตามเปลี่ยนดังนี้
- คลิกที่ฟิลด์ Abstract
- ไปที่แท็บ “Developer”
- คลิก “Properties”
A title
Image Box text
ในกล่องโต้ตอบ “Content Control Properties” เปลี่ยน “ชื่อ” และ “แท็ก” เป็น “Employee” > “OK”
A title
Image Box text
แทรกข้อมูลในฟิลด์
- คลิกที่ฟิลด์ “บริษัท” และ “พนักงาน” เพื่อแทรกข้อมูลที่ถูกต้อง
A title
Image Box text
ขั้นตอนที่ 2: เพิ่มฟิลด์ที่ซ้ำกัน
หลังจากสร้างฟิลด์ข้อความแล้ว คุณสามารถทำซ้ำฟิลด์เหล่านี้ทั่วทั้งเอกสารเพื่อให้ข้อมูลอัปเดตโดยอัตโนมัติเมื่อมีการเปลี่ยนแปลง
1.เลือกฟิลด์
- คลิกที่ฟิลด์ที่ต้องการทำซ้ำ
- ตรวจสอบว่าฟิลด์ถูกไฮไลต์เป็นสีเทา
A title
Image Box text
2.คัดลอกฟิลด์
กด Ctrl + C เพื่อคัดลอกฟิลด์
A title
Image Box text
3.วางฟิลด์
- วางเคอร์เซอร์ในตำแหน่งที่ต้องการทำซ้ำฟิลด์
- กด Ctrl + V เพื่อวางฟิลด์
- ฟิลด์ที่วางจะปรับรูปแบบข้อความอัตโนมัติตามย่อหน้านั้น
4.ใช้บานหน้าต่างคลิปบอร์ด (Clipboard)
- คลิกที่แท็บ “หน้าแรก” (Home)
- จากนั้นคลิกไอคอนที่มุมของกลุ่มคลิปบอร์ด
- คัดลอกฟิลด์หลายรายการ (สูงสุด 24 รายการ) เพื่อวางในตำแหน่งต่างๆ ได้ง่ายขึ้น
A title
Image Box text
ขั้นตอนที่ 3 : เปลี่ยนแปลงเนื้อหาของฟิลด์ที่ทำซ้ำ
เมื่อคุณต้องการอัปเดตข้อมูลที่ทำซ้ำ ฟิลด์ทั้งหมดที่มีชื่อเดียวกันจะอัปเดตโดยอัตโนมัติเมื่อคุณเปลี่ยนแปลงเนื้อหาในฟิลด์ใดฟิลด์หนึ่ง
วิธีอัปเดตฟิลด์ข้อความ
- คลิกที่ฟิลด์ที่ต้องการเปลี่ยนแปลง
- พิมพ์ข้อมูลใหม่ลงไป
- กด Enter หรือคลิกออกจากฟิลด์ ข้อมูลที่ซ้ำกันทั้งหมดจะอัปเดตอัตโนมัติ
A title
Image Box text
ขั้นตอนที่ 4 : บันทึกงานเป็นเทมเพลต
หากคุณต้องการใช้เอกสารที่มีฟิลด์อัปเดตอัตโนมัติซ้ำหลายครั้ง ควรบันทึกเป็นเทมเพลตเพื่อให้สามารถใช้งานได้สะดวกขึ้นในอนาคต
วิธีบันทึกเป็นเทมเพลต
- กด F12 เพื่อเปิดหน้าต่างบันทึก
- ตั้งชื่อไฟล์ให้เหมาะสม
- เลือก Save as type: Word Template (.dotx)
- คลิก Save
A title
Image Box text
เมื่อคุณต้องการใช้เทมเพลต ให้เปิด Microsoft Word คลิก New แล้วเลือกเทมเพลตที่บันทึกไว้ จากนั้นกด F12 เพื่อบันทึกเป็นเอกสารใหม่
A title
Image Box text
บทสรุป
แท็บ Developer ช่วยให้คุณสามารถเพิ่มฟิลด์ประเภทอื่น ๆ ลงในเอกสาร เช่น รายการดรอปดาวน์ ช่องกรอกข้อความ และช่องกาเครื่องหมาย เหมาะสำหรับการสร้างแบบฟอร์มที่สามารถกรอกข้อมูลได้โดยตรง
การใช้ฟิลด์ข้อความที่สามารถอัปเดตอัตโนมัติใน Microsoft Word ช่วยให้คุณจัดการข้อมูลในเอกสารได้ง่ายขึ้น ลดความผิดพลาดในการคัดลอก และเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
ที่มา : https://www.howtogeek.com
